Программа для планирования отпусков сотрудников: Программы для составления графика отпусков

Программы для составления графика отпусков

Работодатели каждый год составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. График отпусков сотрудников является важным помощником в планировании.

График отпусков позволяет установить оптимальную очередность отпусков с учетом взаимозаменяемости сотрудников и особенностей производственного процесса в течение года. Также он необходим для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете. От того, насколько грамотно будет составлен данный локальный нормативный акт, зависит бесперебойность работы компании

График отпусков может быть создан следующими способами:

• Унифицированная форма №Т-7 в формате Word или Excel, либо доработанная форма с учетом потребностей работодателя;
• Узкоспециализированная программа, разработанная для ведения кадрового учета;
• Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8. 3.

Как определить какой вариант подходит именно вам?

Для небольшой компании график отпусков в формате офисных программ может оказаться подходящим вариантом, не требующим затрат на автоматизированное программное обеспечение. Занести несколько сотрудников в файл Excel и затем в течение года делать возможные корректировки по ним, создавать на каждого сотрудника соответствующие документы (приказ об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска, заявление о переносе) не составит труда для кадровика, работающего у представителей малого бизнесе. К тому же возможности Excel позволяют автоматически отрисовать график.

Подобный способ составления графика может также подойти руководителю небольшого подразделения для «личного использования» – локального контроля и планирования работы отдела. Если у сотрудника возникнет желание скорректировать сроки отпуска, руководитель может быстро согласовать или отклонить его просьбу, сверившись с графиком из файла, или отреагировать на форс-мажор.

Когда численность сотрудников измеряется десятками, кадровый менеджер, ответственный за составление и ведение графика отпусков, неизбежно столкнется с большими трудозатратами и ошибками при ведении графика вручную. Также при запросе контролирующих органов будет отсутствовать единый архив документов с быстрым поиском. Для такой ситуации подойдет специальная программа для кадрового учета, которая сформирует все документы, связанные с графиком отпусков, в ней будет храниться информация по отпускам прошлых лет. Она также обеспечит быстрый поиск сведений по сотрудникам, уволенным и документам. Немаловажным преимуществом является стоимость такого решения и простота в освоении.

При росте компании и, соответственно, численности сотрудников, происходит увеличение данных для ввода, их корректировки, отслеживания, а также при запросе информации для предоставления контролирующим органам не каждая программа может справиться с систематизацией большого объема сведений. Кроме того, когда у фирмы несколько юридических лиц, то необходимость консолидации данных может обеспечить только программа, у которой есть такие возможности, например, комплексное решение для кадрового учета 1С:ЗУП

График в Excel и специализированном ПО

Для начала скачиваем универсальную форму Т-7 на предстоящий год. Создаем таблицу с необходимыми столбцами и строчками, проставляем формулы. Затем вручную заполняем список сотрудников и данные по отпускам, наименование организации, код ОКПО, информацию о руководителе организации и начальнике отдела кадров. При желании даже в Excel можно настроить возможность отслеживания пересечения отпусков сотрудников, что делает ее использование приемлемой для компании с маленьким штатом. По мере необходимости данные корректируется простым исправлением в таблице таблицу.

Ведение графика с помощью специализированного ПО может иметь некоторые нюансы, обусловленные особенностями решений, но в целом схема работы для всех общая: создается соответствующий документ по каждому работнику, где в обязательном порядке проставляются даты предполагаемого отдыха. Затем добавляется новый график: вносят номер, дату составления и утверждения, а также дату-номер мнения профсоюзного органа, если такой имеется. После его сохранения все созданные ранее отдельные документы войдут в него автоматом.

Как правило, его можно будет распечатать, а если потребуется внести корректировки, то начать придется с отдельного документа сотрудника, а потом обновить график.

Комплексная программа автоматизации

1С:ЗУП предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. То есть имеются инструменты для управления персоналом, финансовой оценки и анализа компании, а также возможность формирования внутренней отчетности по организации. Программа позволяет оформлять документы, утвержденные законодательством для предоставления при запросе контролирующих органов.

Сразу отметим, что проведение типовых операций в системе, к которым относится ведение графика, как правило, осуществляется посредством имеющихся вариантов настроек. Но случается, что необходима доработка 1С:ЗУП для удобного составления графика отпусков, например, когда требуется корректировка процесса под имеющиеся на предприятии бизнес-процессы. По вашему запросу наши специалисты быстро доработают конфигурацию, оставив ее в максимально типовом варианте для сохранения поддержки и возможности простого обновления.

Чтобы начать работу с графиком в данной системе, переходим «Кадры-Графики, переносы отпусков», где создаем новый документ.

Рис.1 Подраздел с отпусками

В таблице фиксируем все планируемые отпуска – на каждый тип отдыха и каждого работника заводим отдельную строку. Заполняем либо через «Добавить», внося по одному работнику, либо «Подбором» можно выбрать сразу несколько человек, воспользовавшись Ctrl+A.

Рис.2 Работа с графиком

Далее в каждой строке прописываем даты, а количество дней рассчитается автоматом. Также есть вариант – указать дату начала и количество дней, а дата окончания пропишется сама.

Рис.3 Сформированный список

После заполнения проводим и закрываем наш документ. Если нужно его распечатать, жмем «График отпусков (Т-7)». Обратите внимание, если нам понадобиться внести корректировки в течение последующего года, это нужно делать непосредственно внутри данного документа, что существенно упрощает работу с графиком, повышая уровень контроля и скорость реакции.

Исходя из графика, можно работать с отдельными документами.

Бесплатная
консультация
эксперта

Тамара Баева

Консультант 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Рис.4 Оформление

При этом даты в них проставятся автоматом.

Рис.5 Отпускные даты

Здесь же можно «Оформить перенос», указав период, причину, а также по чьей инициативе это произошло – если захотел сам работник внизу нужно будет поставить галку.

Рис.6 Возможности переноса

Когда у работника отдых разделен на основной и дополнительный с пересекающимися датами, то по команде оформления можно получить форму, куда входят оба этих вида.

Рис.7 Дополнительное предоставление

Выяснить отклонение плана от учетных данных можно в этом же документе по команде «Контроль остатков». Нажав на третью колонку, в открывшемся окошке можно получить отчет-справку об остатках отпусков, что позволяет выявить возможные расхождения и вовремя внести исправления.

Рис.8 Функции контроля отклонений

Можно создать отдельный документ «График отпусков» по каждому подразделению организации. Для этого необходимо через команду «Подбор», нажав на «Вид списка», выбрать «По подразделениям».

Рис.9 Настройка списков

Еще одна возможность документа – загрузка графика отпусков из внешнего файла по команде «Загрузить из файла». Загрузка графика отпусков актуальна для компаний, имеющих несколько подразделений. Каждый руководитель подразделения предоставляет график отпусков своего отдела, заполненный по шаблону для загрузки. При этом кадровому сотруднику нет необходимости вводить данные вручную.

В отличие от специальной программы для кадрового учета в 1С:ЗУП нет необходимости поиска всех документов, связанных с графиком отпусков и способов корректировки по всей программе. Рис.10 Т-7

То есть один документ – график отпусков, дает возможность распечатать все необходимые документы (унифицированная форма Т-7, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, расчет среднего заработка, справка для оплаты дополнительного отпуска, подробный расчет начислений, заявление на перенос отпуска, уведомление о переносе отпуска и т.

д.), рассчитать и перенести отпуск, а также провести самоконтроль по количеству дней отпуска.

Купить и настроить программу для составления графика отпусков

Программа для учета отпусков и отсутствия сотрудников

Зачем мне использовать программу для учета отсутствия сотрудников?

Программа для учета отсутствия сотрудников автоматизирует все процессы, связанные с отпусками, отгулами и больничными сотрудников. Всего за несколько минут вы можете создать неограниченное количество правил отсутствия на рабочем месте, правил уведомлений и утверждений для эффективного управления временем с любого устройства. Создав правила, вы можете просто забыть о них, ведь все будет работать как часы. Наши продуманные функции позволят вам также получать профессиональные отчеты о рабочем времени и выявлять аномалии, нарушения правил и недобросовестное поведение сотрудников.

Как решать вопросы, связанные с отсутствием сотрудников на рабочем месте, быстрее и без ошибок?

Во-первых, необходимо перейти на цифровой учет рабочего времени. Отказ от бумаги — не только экологичное, но и очень эффективное решение. Во-вторых, необходимо выбрать программу для учета отсутствия сотрудников на рабочем месте, включающую все инструменты, необходимые для упрощения учета отсутствия сотрудников и, что самое главное, автоматизации такого учета. Вам и вашим сотрудникам нужно будет только включать и выключать тайм-трекер, отправлять и утверждать запросы. Клик, клик… а все остальное будет делать программа. Организация, синхронизация и упрощение процессов с помощью облачных технологий избавят вас от ошибок, обусловленных человеческим фактором. Будьте в курсе всех процессов всегда и везде.

Упростит ли такая программа управление персоналом?

Конечно! Каким образом? Вы сможете мгновенно получать доступ ко всем сведениям о сотрудниках, их деятельности и рабочем времени. Вся информация будет в одном приложении, будет структурирована с помощью понятных вкладок. Различные настройки времени и присутствия на рабочем месте, записи времени, настраиваемые модели гибкого графика, запросы на командировки, ежегодные отпуска, разрешения на отсутствие и уведомления — все, что необходимо для более быстрого управления персоналом, будет у вас под рукой. Более того, сотрудники смогут включать и выключать тайм-трекер с любого устройства, а супервайзеры смогут отслеживать тенденции присутствия/отсутствия сотрудников на рабочих местах в удобное для них время. Все будет в облаке, никаких бумаг и времяемких процессов.

Опробовать бесплатно

Программы для формирования графика отпусков

2020. «HR-процессы» от Directum поддерживают комплексное управление отпусками

Компания Directum выпустила обновление решения HR-процессы. В новой версии появились возможности для электронного планирования, оформления и переноса отпусков. Расширенная функциональность призвана снизить нагрузку на кадровую службу и бухгалтерию предприятий.Решение разработано с учетом норм и тенденций трудового законодательства РФ.

2017. Air — HR-платформа для малого и среднего бизнеса

Air — платформа для управления командой, рассчитанная на малый и средний бизнес. Сервис позволяет вести профили работников, отмечать время их отпуска или отсутствия на работе по другим причинам, отслеживать затраты. С помощью Air руководство компании также может собирать в одном месте все важные для сотрудников документы и управлять ими. В платформу встроен и собственный таск-трекер, который помогает не потерять рабочие задачи. Air самостоятельно напоминает руководству о приближающихся отпусках, отгулах и так далее. Сервис доступен в мобильной и веб-версии. Предусмотрен бесплатный базовый тариф для небольших компаний. Проекты могут за дополнительную плату подключить к платформе сторонние приложения для управления командой.

2013. В сервисе А2Б появился модуль расписаний

В системе управления бизнесом А2Б появился новый модуль «Расписания», который может выполнять роль центрального планировщика на предприятии, собирая информацию по расписаниям в едином месте. В модуле «Расписания» можно планировать графики отпусков, дежурств, обучения персонала, производственные планы деятельности, расписания занятий, приема больных, движения транспорта, любые другие таблицы, используемые в текущей деятельности компании. В новом модуле удобно назначать ответственных и отслеживать исполнение плановых событий, планировать активность на персону, подразделение или любой внешний субъект, строить план-графики и расписания в привычном «шахматном» представлении.

2011. 1С-Битрикс корпоративный портал 11: управление идеями, Like, социальный поиск …

У 1С-Битрикс — все по плану. Прошло пол года и вышла новая версия 1С-Битрикс Корпоративный портал 11. И опять в ней миллион новых функций. И у нас опять возникает вопрос: насколько эффективно такая стремительно усложняющаяся система может упрощать жизнь пользователям? Насколько эффективно один провайдер может автоматизировать сразу и совместную работу, и коммуникации, и управление офисом, и управление контентом, и бизнес-процессы, и CRM, и управление проектами, и социальные процессы? Неизвестно… Тем не менее, факт в том, что сама компания 1С-Битрикс, которая, наверно, пользуется своим порталом — выпускает новую версию каждые полгода, а следовательно — работает эффективно. Ниже — поток скриншотов с описанием новых функций версии 11.0: ***

2010. Адаптация сотрудников к корпоративному порталу: измеряем динамику

Вопрос адаптации сотрудников к новым технологиям – больная тема для многих компаний. Возьмем, например, корпоративный портал. Система бесполезна, если ей пользуется только незначительная часть сотрудников, работающих с корпоративной информацией. Чтобы окупить инвестиции в ваш корпоративный портал и получить ожидаемый экономический эффект в первую очередь нужно:1. сделать портал популярным среди сотрудников; ***

Простой софт — Конфигурация «Кадровый учет»

Конфигурация «Кадровый учет» — предназначена для автоматизации кадрового отдела. На сегодняшний день ни одна организация не обходится без кадрового учета и делопроизводства. Данная программа является отличным помощником в данной сфере деятельности. Она позволяет вести учет приема, переводов, увольнений, поощрений, начислений. Фиксирует посещаемость сотрудников, командировки, отпуска. Имеет возможность документирования процедуры работы с кадрами, оформления распорядительных документов, составления отчетов.

Программа интуитивно проста и понятна для пользователей, так как не требует квалифицируемых ИТ-ресурсов. Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые таблицы, отчеты, графики, добавлять поля, задавать списки и многое другое. Вы легко сможете настроить программу самостоятельно на любые задачи без специальных знаний.

Основные функции:

• Учет физических лиц;

Ведение списка физических лиц, их анкетных данных. Хранение резюме по каждому физ.лицу с последующим приемом на работу. Возможность добавление фото.

• Учет сотрудников;

Ведение списка сотрудников. Оформление документов по каждому сотруднику – прием на работу, перевод, увольнение. Формирования личных карточек. Возможность создания отчета о движении персонала.

• Ведение учета командировок и отпусков;

Возможность планирования отпусков для сотрудников. Контроль остатков дней отпуска.

• Ведение списка трудовых договоров, формирование печатных форм;

Возможность создания трудовых договоров по шаблону. Одним нажатием кнопки программа формирует и выводит на печать трудовой договор по конкретному сотруднику.

• Ведение штатного расписания;
• Учет поощрений сотрудников;
• Учет кадровых приказов;

Ведение учета всех кадровых приказов с возможностью быстрого вывода на печать.

• Учет посещаемости сотрудников с возможностью создания отчета;

Программа позволяет учитывать явки и неявки сотрудников, создавать отчет о посещаемости всех сотрудников.

• Возможность составления графика отпусков;
• Возможность формирования и учета начислений для сотрудников;
• Система напоминаний;

Сообщает об актуальных задачах заданных пользователям в указанный срок.

• Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых;
• Импорт и экспорт данных.

Скриншоты

Установка конфигурации

Для установки и запуска необходимо:

1. Скачать и установить программу «Учет клиентов» (если еще не установлена)
2. Скачать файл конфигурации, извлечь файл из архива и откопировать в папку с базами данных
3. Запустить программу «Учет клиентов» и открыть данную БД, выбрав меню «Файл» -> «Открыть базу данных…»

Умный график отпусков на 2018 (бланк в Excel)

Что такое умный график отпусков и зачем он нужен? Имеет ли смысл перейти на такой современный способ кадрового учета или лучше, как и прежде, продолжать применять привычную форму графика в Word. Зачастую кадровые работники и бухгалтеры, занимающиеся учетом зарплаты, используют форму графика отпусков, доставшуюся им по наследству от предшественника. Насколько оправдан такой подход? Расскажем в статье про умный график отпусков на 2018 год в Excel. Скачать бланк бесплатно можно по прямой ссылке в конце статьи.

Зачем нужен график

Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако дело на безделье не меняют, поэтому очередность отпусков работников устанавливается специальным графиком отпусков. Такой подход позволяет соблюдать и интересы организации, и интересы работников. Ведь для бизнеса будет губительным, если все работники одновременно захотят уйти в отпуск. График отпусков является обязательным для работодателя и сотрудников организации (ст. 123 ТК РФ).

Во избежание недоразумений, связанных с временем предоставления отпусков, после составления графика, лучше ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой подход позволит избежать возможных споров. Для этого имеет смысл приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый работник поставит свою подпись и укажет дату ознакомления с документом.

На практике для оформления графика используют унифицированную форму № Т-7. Также не возбраняется использовать самостоятельно разработанный бланк. В любом случае график должен быть завизирован руководителем отдела кадров и утвержден директором организации.

Заполнять график можно вручную, предварительно распечатав форму, или вести учет отпусков в электронном виде, используя текстовый редактор Word или таблицы Excel. Однако стоит попробовать умный график отпусков на 2018 год.

График отпусков составляется на календарный год. Сделать это нужно заранее. В соответствии с трудовым законодательством документ должен быть подготовлен за две недели до Нового года. Таким образом, последний день составления графика отпусков на 2018 год – это 15 декабря 2017. Дело в том, что 16 и 17 декабря – это выходные нерабочие дни. Если в эти дни компания отдыхает, то лучше составить график не позднее 15 декабря 2017 года (пятница). Однако, заметим, что ничего не мешает работодателю утвердить график и в выходные дни.

Вновь созданные фирмы могут составлять график отпусков с года, следующего за их созданием (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Обычно обязанность по подготовке графика отпусков возложена на отдел кадров (службу персонала). Если же такого подразделения в компании нет, то наделить полномочиями по заполнению этого документа можно любого сотрудника организации. Например, бухгалтера или секретаря.

Усовершенствованный график

В целях оптимизации кадровой работы разработан умный график отпусков на 2018 год в Excel (скачать документ можно в конце статьи). Этот документ поможет кадровому специалисту осуществлять текущий мониторинг ситуации с отпусками в организации. Ведя учет отпусков в электронном документе, можно, например, видеть:

• начало ближайших отпусков;
• пересечение отпусков работников.

Начать нужно с того, что бесплатно скачать умный график отпусков на 2018 год в Excel и включить макросы (включить содержимое).

Затем, перемещаясь по вкладкам таблицы, нужно сделать следующее:

Вкладка Умного графика отпусков 2018	Действие
«Планировщик»	Не копируя из других документов, вручную заполнить данные по отпускам работников, заполнив ВСЕ ячейки в списке сотрудников
	Заполнить наименование организации, информацию о руководителе организации и о начальнике отдела кадров
«Ближайшие отпуска»	Чтобы получить список сотрудников, чей отпуск начнется через 21 день и раньше, нужно нажать кнопку
«Сформировать график»	Чтобы перенести информацию об отпусках в унифицированную форму, нужно нажать соответствующую кнопку в данной вкладке
«Пересечение отпусков»	Чтобы увидеть, как пересекаются отпуска сотрудников, нужно нажать кнопку «показать пересечения отпусков» во вкладке «Сформировать график». С полученным графиком можно ознакомиться во вкладке «Пересечения отпусков»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

Образец графика отпусков на 2020

Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование

На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, шаблон графика отпусков в excel на 2020 год утверждается до 17.12.2019. Это крайний срок.

Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков на 2020 год у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.

Шаблонный график отпусков на 2020 год (бланк)

Инструкция по заполнению на примере унифицированной формы Т-7

Предлагаем в качестве примера, как составить график отпусков на 2020 год, образец заполнения унифицированного бланка. Представленный вариант актуален для компаний, где оформляют форму Т-7 в бумажном варианте, но он же поможет и тем кадровикам, которые хотят узнать, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2020 год в 1С: порядок и правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях сначала выпускают специальное распоряжение, в котором указывают:

• кто и в какие сроки утверждает график;
• в какой период знакомит сотрудников с его нормами.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») ПРИКАЗ
«12» декабря 2020 года		N 1257
Санкт-Петербург
Об утверждении графика отпусков В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации от 11 декабря 2020 года № 52, полученного в соответствии с положениями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «Пион» на 2020 год. 2. Начальнику отдела кадров И.И. Иванову обеспечить в течение 2020 года: 2.1. Соблюдение утвержденного графика отпусков. 2.2. Извещение работников о времени начала отпусков, установленных графиком, под подпись не менее чем за две недели до начала отпусков. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Генеральный директор	Воронов		А.В. Воронов
С приказом ознакомлены:
начальник отдела кадров	Иванов 12 декабря 2020 года		И. И. Иванов

Готовить образец приказа об утверждении графика отпусков на 2020 год не обязательно, поскольку это не предполагается ни одним нормативным актом.

Заполнение и работу с бланком разделим на несколько этапов.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, в соответствии со штатным расписанием (форма Т-3).

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его посмотрите либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, они все суммируются.

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отдыха.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, проект утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель вправе утвердить подготовленный документ, но профсоюзу разрешается обжаловать это решение в государственной инспекции труда или в суде.

Этап третий. Подписание

1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.

2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

3. При необходимости вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.

4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, период, на который составлен документ.

5. Документ подписывает на последней странице руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.

6. Отправляемся к руководителю для утверждения.

Этап четвертый. Утверждение

Для утверждения есть два способа. Какой выбрать, решайте самостоятельно: закон не регламентирует этот вопрос.

1. Руководитель ставит подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ утвержден.

или

2. Готовится приказ, которым утверждается и согласуется график отпусков на 2020 год. Он идет приложением к приказу.

Первый и второй варианты одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае — до 31 декабря следующего года, во втором случае — 5 лет.

Этап пятый. Ознакомление

Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, но Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 № 20 позволяет работодателю вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника при ознакомлении с графиком.

Работодателям разрешено использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).

Этап шестой. Убытие в отпуск

Когда форма Т-7 (иной бланк) утверждена, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

1. Работник пишет заявление на отпуск. Внимательно читайте его: ГИТ штрафует, если работодатель по собственному усмотрению добавляет к отпуску субботу и воскресенье, когда период отдыха завершается в пятницу. Это неправомерно, настаивают в Роструде.

2. Издается приказ (форма Т-6).

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносят сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. К примеру, вы можете подготовить и скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Надо еще учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае — руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 помните, что все они вносятся тем же порядком, которым утвержден бланк (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берут либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем принято решение, что первый не идет в отпуск в 2020-м, он пишет заявление на перенос отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Заполненный бланк графика отпусков на 2020 год (образец)

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку. Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха.

А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать. Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть.

Релиз 603. График отпусков и расширенный справочник ТН

Справочник ТН

По мотивам предыдущего релиза (в котором появилась возможность добавлять поля КЧ в список ЛС) был улучшен справочник ТН, который отображается в таблицах при вызове справочника на поле с табельным номером:

Теперь по умолчанию в него добавлены поля СНИЛС и ИНН. Если в список ЛС добавлены поля КЧ («Настройка -> 6. Общие настройки системы -> 6. Настройки режимов корректировки. -> Поля кадровой части в списке лицевых счетов»), то дополнительно выводятся и они, в том же порядке, что и в списке ЛС. Также, аналогично списку ЛС, выводится полное ФИО, если включена настройка «Настройка -> 6. Общие настройки системы -> 6. Настройки режимов корректировки. -> Полное ФИО в списке ЛС».

В справочнике, как и практически в любой таблице, ненужные столбцы можно скрыть потащив мышью границу колонки до нуля, настроить его ширину и высоту, и это состояние будет сохранено при выходе (для текущего рабочего места). В таком виде справочник и будет отображаться в дальнейшем.

График отпусков 

Основное изменение в программе — возможность ведения графика отпусков. Ниже развернутое описание, кроме того по этой теме был проведен вебинар, запись которого будет находиться там же, где и все предыдущие вебинары по программе — на нашем канале на youtube.

Обязанность организации вести График отпусков содержится в Статье 123 Трудового кодекса. В ней говорится, что:

• Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков с учетом мнения профсоюза 
• График отпусков утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года 
• График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Таким образом, ежегодно до 17 декабря организации должны формировать График отпусков.

Работу с Графиком условно можно разделить на 2 большие части – работа по планированию и внесение фактических данных об отпусках:

В конце ноября — декабре организация собирает пожелания сотрудников о периодах отпусков, формирует График отпусков и знакомит с ним сотрудников.

В течение календарного года необходимо под роспись информировать сотрудника за две недели до наступления отпуска, отражать фактические даты начала отпуска в графике отпусков и сроки переносов.

В Контур-Зарплате с версии 603 появилась новая функциональность – ведение Графика отпусков. Пока в программе реализована только работа по планированию- можно зафиксировать пожелания сотрудников, составить и распечатать График отпусков. Рассмотрим основные сценарии работы с графиком отпусков.

Вариант 1. Фиксируем пожелания сотрудников и формируем по ним график.

В кадровой части на вкладке отпуска появился новый раздел График отпусков

В этом разделе можно зафиксировать пожелания о периодах отпусках, которые потом можно использовать при составлении графика отпусков.

Для этого нажмите «Добавить период отпуска» и в появившейся строке укажите желаемые даты отпуска. Можно указать несколько периодов

Если вы укажете дату начала и дату конца- программа посчитает количество дней отпуска. Если указать дату начала и количество дней, программа автоматически определит дату конца.

График отпусков находится в Приказах

При добавлении нового приказа в списке типов приказов появился новый приказ График отпусков.

При создании Графика отпусков укажите год, за который создается График.

Добавьте в приказ сотрудника, для которого зафиксированы пожелания по отпуску В экранной форме заполнения данных по сотруднику для Графика отпусков показано, сколько дней отпуска доступно у сотрудника, а так же показаны пожелания этого сотрудника, которые зафиксированы в новом разделе График отпусков в Кадровой части

Можно откорректировать даты или добавить еще периоды. После сохранения и утверждения приказа данные будут отражены в Кадровой части на вкладке отпуска в разделе График отпусков.

Это уже не пожелания работника, а утвержденный График отпусков.

Вариант 2. Можно не заполнять в разделе График отпусков пожелания, а сразу приступить к формированию графика отпусков

В этом случае в экранной форме заполнения данных по сотруднику для Графика отпусков пожелания сотрудника отсутствуют, но можно добавить периоды желаемого отпуска вручную, нажав «Добавить отпуск». Обратите внимание, каждый раз при заполнении формы программа предупреждает, что необходимо добавить хотя бы 1 период отпуска.

При заполнении периодов, программы автоматически высчитывает количество дней отпуска

Можно добавить несколько периодов отпуска. Если в выбранный период попадает нерабочий праздничный день, программа учитывает этот момент при подсчете количества дней

Если у сотрудника определены несколько прав на отпуск – например, есть основной оплачиваемый отпуск и дополнительный, это будет отражено в строке «Доступно дней отпуска» . В данном примере доступно 65 дней основного отпуска и 6 дней дополнительно. 

Важно! Количество доступных дней показывается на конец календарного года, за который формируется график отпусков.

Кроме того, в рекомендациях по заполнению печатной формы Т-7 указано, что в примечаниях рекомендуется указывать тип отпуска, если это дополнительный отпуск. Вот так выглядит печатная форма.

В текущей версии заполняется плановая часть Графика отпусков.

Случай, когда учет отпусков не ведется

Если организация на текущий момент не пользуется кадровой функциональностью в программе и не ведет учет количества доступных дней отпуска, не заполняет права на отпуск, тем не менее ведение Графика отпусков у нее так же доступно.

У этого сотрудника точно так же появляется новый раздел График отпусков

Можно добавить пожелания по отпуску

И затем сформировать График отпусков

Изменение Графика отпусков

Если после утверждения графика отпусков сотрудник обращается к работодателю с просьбой перенести срок отпуска, и работодатель готов пойти навстречу работнику, можно для данного сотрудника сформировать новый график отпусков. Если создать новый график отпусков на сотрудника, на которого ранее был составлен и утвержден график отпусков, при сохранении данных будет выдана ошибка.

И такой график утвердить будет невозможно

Поэтому при составлении нового графика отпусков взамен ранее созданного необходимо:

1. Снять в ранее составленном и утвержденном Графике отпусков признак обработан для сотрудника, по которому требуется корректировка

2. Сформировать для этого сотрудника Новый график отпусков и утвердить его

Лучшее программное обеспечение для отслеживания отпусков — обзоры и цены на 2021 год

В этом Руководстве покупателя мы расскажем все, что вам нужно знать об отпусках сотрудников и программном обеспечении для отслеживания отпусков, чтобы помочь вам выбрать правильную систему для вашего бизнеса, в том числе:

Что такое программа для отслеживания отпусков?
Общие функции программного обеспечения для отслеживания отпусков и PTO
Преимущества использования программного обеспечения для отслеживания отпусков и PTO
Сколько стоит программное обеспечение для отслеживания отпусков?
Тенденции рынка, которые нужно понять

Что такое программа для отслеживания отпусков?

Программное обеспечение для отслеживания отпусков — это инструмент, который позволяет персоналу отдела кадров отслеживать отсутствие сотрудников в отпуске, отпуске по болезни и в другое время. Большинство таких инструментов также позволяют отслеживать часы, отработанные сотрудниками, включая сверхурочные.

Общие функции программного обеспечения для отслеживания отпусков и ВОМ

Вы можете ожидать найти большую часть, если не все, из следующих функций в программном обеспечении для отслеживания отпусков и PTO:

Управление ВОМ	Отслеживайте индивидуальные начисления и использование различных видов оплачиваемого свободного времени, включая больничные, отпускные, праздничные дни и дни скорой утраты.
Разрешение на отпуск	Сотрудники могут запросить выходной, уведомив менеджеров об одобрении или отклонении запроса.
Вход / выход	Рабочие могут получить доступ к системе, чтобы регистрировать приход и уходить, а также регистрировать свое отработанное время. При необходимости менеджеры могут ввести время вручную.
Учет посещаемости	Просмотрите часы, отработанные отдельными сотрудниками или целыми отделами в различных диапазонах дат.
Интеграция часов с программным обеспечением	Сотрудники могут приходить и выходить из смены онлайн, со своего компьютера или телефона или через настенные часы.
Интеграция заработной платы	Автоматически переносите часы работы и отсутствия сотрудников в свою систему расчета заработной платы для точного расчета заработной платы.

Преимущества использования программного обеспечения для отслеживания отпусков и МОМ

В отчете Software Advice за 2015 год мы обнаружили, что 48 процентов покупателей программного обеспечения для управления персоналом в настоящее время используют ручные методы, такие как электронные таблицы Excel или ручка и бумага, для удовлетворения своих кадровых потребностей, включая посещаемость сотрудников и отслеживание отпусков. Вы даже можете быть частью этой группы.

Система, предназначенная для отпусков сотрудников и отслеживания PTO, предлагает ряд преимуществ по сравнению с ручными методами, в том числе:

• Самообслуживание сотрудников. Вместо одного менеджера или сотрудника отдела кадров, регистрирующего часы работы каждого работника в организации, сотрудники могут войти в систему и сделать это сами. Сотрудники также могут отслеживать начисления своих собственных PTO.
• Повышенная прозрачность. Многие системы отслеживания отпусков автоматически помечают странные или несовместимые записи (например,g., сотрудник, запрашивающий PTO, которого у него нет, и т. д.) и уведомить соответствующий персонал.
• Повышенная безопасность. Уникальные идентификаторы входа, двойная аутентификация и другие функции безопасности обеспечивают точность и бескомпромиссность ввода времени и PTO.
• Интеграция заработной платы. Интеграция программного обеспечения для отслеживания с вашей системой расчета заработной платы позволяет автоматически переносить часы работы сотрудников для расчета заработной платы, устраняя утомительную двойную запись.

Сколько стоит программное обеспечение для отслеживания отпусков?

Программное обеспечение для отслеживания отпусков обычно оценивается одним из двух способов: с бессрочной лицензией или лицензированием по подписке.

При бессрочном лицензировании вы вносите единовременный взнос заранее, чтобы использовать программное обеспечение в течение неограниченного периода времени. Очевидное преимущество этого типа платежа — гораздо более низкие текущие расходы, но первоначальные вложения обычно значительны. Этот тип лицензирования более распространен для локальных систем, которые компании должны размещать на своих серверах.

При лицензировании по подписке вы платите за программное обеспечение ежемесячно или ежегодно. Иногда за эту подписку взимается фиксированная плата (например,g., 20 долларов в месяц), но чаще это зависит от количества сотрудников в вашей организации (например, 5 долларов на сотрудника в месяц). Этот тип лицензирования более распространен для облачного программного обеспечения, также известного как программное обеспечение как услуга (SaaS), где система размещается самим поставщиком для доступа клиентов через веб-браузер.

Наш калькулятор общей стоимости владения покажет вам, что затраты на каждый вариант со временем выравниваются.

Тенденции рынка, которые нужно понять

Баланс между работой и личной жизнью сотрудников становится все более серьезной проблемой в корпоративных сферах, чтобы активизировать усилия по найму и повысить культуру компании.Вот как программное обеспечение для отслеживания отпусков не отстает от некоторых примечательных тенденций:

• Гибкие условия труда (FWA). Flextime и удаленная работа стали популярными привилегиями в последние годы для привлечения работников, уставших от типичной офисной работы с 9 до 5. Если ваша компания предлагает FWA, облачное программное обеспечение для отслеживания отпусков может позволить сотрудникам регистрироваться и выходить из смены дома или в любом другом месте. Вы также можете установить индивидуальные правила для отдельных сотрудников или отделов, чтобы точно отслеживать любой гибкий график.
• Неограниченный ВОМ. Еще одна недавняя тенденция заключается в том, что компании предлагают сотрудникам неограниченный отпуск, позволяя им отдыхать столько времени, сколько они хотят, если качество их работы не ухудшилось и их менеджер это одобряет. Если вы экспериментируете с неограниченным количеством PTO, обязательно отслеживайте, сколько времени вы тратите, чтобы сравнить со стандартной политикой, и определите, стоит ли применять ее постоянно.

Простой планировщик отпусков для сотрудников

В отличие от своих американских коллег, большинство европейских сотрудников используют весь свой минимальный отпуск продолжительностью четыре недели. Хорошая новость для менеджеров заключается в том, что их команда возвращается помолодевшей и риск выгорания значительно снижается. Не очень хорошая новость заключается в том, что они не обращают внимания на эффективные стратегии планирования отпуска и программное обеспечение для управления отсутствием.

Вы, вероятно, знаете, почему это так: хотя по закону сотрудник должен запрашивать отпуск, и вы должны предоставить его, на практике последнее слово в том, когда сотрудник может брать отпуск, остается за вами. Вы, конечно, захотите удовлетворить их запрос (и по конкретным причинам, обсуждаемым далее), но вы также несете ответственность за обеспечение того, чтобы на рабочие требования не повлияло отсутствие одного или нескольких сотрудников.

Ваше решение о предоставлении отпуска или просьбе сотрудника отложить отпуск является обязательным. Если вы находитесь в положении, когда у вас нет данных о текущих и ожидающих рассмотрения запросах на отпуск или окна с историей предыдущих отпусков, вам может быть сложно принять наилучшее возможное решение с учетом обстоятельств. Это может привести к возникновению узких мест в работе или подорвать доверие сотрудников к вам или их доброжелательность.

Планирование отпусков для сотрудников легко с правильными инструментами и стратегиями

Обсудите политику отпусков во время процесса ориентации

Определите ожидания сотрудников в отношении отпусков во время приема на работу и адаптации.Укажите периоды пиковой нагрузки, в течение которых будет трудно предоставить отпуск. Поощряйте новых сотрудников поделиться своим намерением взять отпуск из-за определенных религиозных праздников или личных / семейных обязательств.

Поощряйте новых сотрудников заранее планировать отпуск

В производственном секторе от сотрудников просят планировать отпуск на следующий год. Графики отпусков в сфере здравоохранения планируются за три-пять месяцев до отпуска.Вам не нужно просить сотрудников так заблаговременно спланировать отпуск, но даже указание за 4–5 недель до отпуска может помочь вам более гибко реорганизовать и скорректировать операции.

Постепенное планирование отпусков

Постепенное расписание отпусков гарантирует, что кто-то из них всегда будет готов выполнить работу и выполнить обещанные вами услуги. Вы можете сделать так, чтобы один сотрудник начал свой отпуск в конце недели — в четверг или пятницу — и был доступен в предыдущие дни, в то время как другой сотрудник возвращается из отпуска в середине недели и находится рядом, когда ее коллега нет.В периоды пиковой нагрузки планирование дневных и дневных смен для отпускников может иметь большое значение.

Предоставьте сотрудникам возможность корректировать даты отпусков между собой

Когда сотрудники обсуждают свои планы на отпуск между собой, почему бы не разрешить им обсуждать даты отпусков и гарантировать, что покрытие сохраняется во все рабочие дни, а качество работы не подвергается опасности? Сотрудники могут обсудить это, прийти к компромиссу и придумать лучший график отпусков, чем вы планировали. Даже если они не могут прийти к соглашению, они могут гарантировать, что одному из них не придется обременять работой двоих из-за одинаковых дат отпуска.

Если вы управляете небольшой командой, заранее обсудить выходные дни проще и настоятельно рекомендуется. Вы можете сделать упор на политику предоставления отпусков в порядке очереди или сообщить своей команде заранее, что будет установлено ограничение на количество сотрудников, которые могут брать отпуск во время курортного сезона. Фактически, вы можете поделиться этими политиками через программное обеспечение HR, используя систему управления документами.

В то время как определение ожиданий и информирование о политике должно быть вашей стратегией, процесс планирования отпусков и официальные записи взятых отпусков значительно упрощаются с помощью соответствующего инструмента планирования отпусков.

Инструмент управления отпусками для современного менеджера по персоналу

Программное обеспечение kiwiHR для управления отсутствием оптимизирует процесс утверждения / отклонения отпусков и способствует разумному и справедливому принятию решений.

Ваши сотрудники могут получить доступ к своим личным файлам на любом устройстве, чтобы отправлять запросы на отгул.

• Сотрудники могут добавлять ключевые данные, такие как дни рождения и контакты для экстренных случаев, в свои личные файлы. Если вы не можете связаться с сотрудником, чтобы поговорить или узнать о чем-то важном, у вас есть возможность позвонить его контактному лицу в чрезвычайных ситуациях.
• Вы можете просмотреть доступные отпуска для каждого сотрудника. Поскольку балансы обновляются автоматически, у вас есть единственный источник правды. Здесь нет места путанице или ошибке. Вам не нужно ходить туда-сюда с HR, сотрудником или руководителем группы.
• Вы можете просматривать календарные даты для запрошенных отпусков, совпадать ли запрос с государственным праздником, количество дней отпуска и историю индивидуальных запросов.
• Просмотр интегрированного календаря, показывающего отпуск всей команды.
• Важные детали всегда у вас под рукой, вы можете принять информированный звонок, а также отклонить или одобрить запросы онлайн.

Поскольку инструмент планирования отпусков хранит историю отпусков сотрудников, нет необходимости вести бумажные записи.Цифровые файлы персонала могут быть легко доступны, обновлены и заархивированы по мере необходимости. Безбумажное управление человеческими ресурсами также повышает вашу репутацию в области экологии.

Сотрудникам не нужно составлять письмо каждый раз, когда они хотят отправить запрос на отпуск. Вам не нужно фильтровать электронные письма в своем почтовом ящике, чтобы просматривать историю отпусков сотрудника.

Преимущества для сотрудников :

• Сверхлегкая отправка запроса на перерыв через настольный компьютер, мобильный телефон или планшет благодаря проверке одним щелчком мыши
• Обновленный календарь компании для просмотра официальных праздников и уведомлений о предстоящих праздниках
• Индивидуальный календарь для отслеживания количества взятых отпусков

Отпуск важен для здоровья сотрудников и организации

Многочисленные исследования подтвердили физические и психологические преимущества оплачиваемого отпуска. Сотрудникам необходимо отключиться от работы, и работодатели должны поддерживать эту потребность в позитивной и чуткой манере. Как менеджер, вы играете жизненно важную роль в программном обеспечении для планирования отпусков сотрудников и управления их отсутствием. Вы обязательно захотите одобрить все разумные запросы на оплачиваемый отпуск не только ради политики компании и трудового законодательства, но и ради общего благополучия сотрудников.

Хорошо отдохнувшие сотрудники, которым время от времени нравится менять обстановку вдали от работы, становятся более счастливыми, продуктивными, более сосредоточенными и менее подверженными стрессу.Создав свою организацию как организацию, которая заботится о балансе работы и личной жизни, вы можете более эффективно привлекать, а также удерживать таланты.

Благодаря цифровизации, помогающей эффективно управлять процессом планирования отпуска, вам не нужно тратить политику отпусков или устанавливать строгий график отпусков. Включайтесь в своевременное общение, дайте сотрудникам возможность брать отпуск и используйте интеллектуальный инструмент для планирования отпусков, чтобы вам не приходилось сталкиваться с трудностями во время праздников.

---

Повысьте эффективность корпоративного управления отпусками с помощью kiwiHR

Начните оптимизацию управления отпусками с помощью онлайн-планировщика отпусков kiwiHR, экономя при этом драгоценное время и ресурсы вашей компании.Зарегистрируйтесь сейчас и получите 14-дневную бесплатную пробную версию.

Зарегистрироваться

7 лучших программ для отслеживания PTO для менеджеров по персоналу в 2020 году

Обработка требований об отпусках и отпусках сотрудников — обычная головная боль для руководителей и менеджеров в организации. Отслеживание вручную ежегодных отпусков, графиков бронирования отпусков и оплачиваемых пропусков по болезни занимает невероятно много времени и подвержено ошибкам и несоответствиям. Это также может сбивать с толку менеджеров, которые не разбираются в сложностях расчета прав или составления графиков.

Вот почему программное обеспечение для отслеживания оплачиваемого рабочего времени может стать неоценимым дополнением к процессу управления посещаемостью сотрудников компании. Это программное обеспечение для оплачиваемых отпусков упрощает и автоматизирует процессы предоставления отпусков, позволяя пользователям вводить отпуск и права на оплачиваемый отпуск для своих сотрудников. Затем система автоматически рассчитывает оставшиеся права. Большинство систем даже позволяют пользователям создавать персонализированные рабочие процессы, чтобы облегчить бизнес-процессы в свободное от работы время.

Что такое программное обеспечение для отслеживания ВОМ?

Программное обеспечение

PTO Tracking — это автоматизированная система управления отпусками, которая помогает сотрудникам обращаться с просьбами об отпусках к нужному человеку в рабочем процессе для утверждения. Панель управления отпуском наглядно показывает, кто в офисе, а кто в отпуске, с помощью визуальных отчетов. Это также позволяет предприятиям определять индивидуальные правила отпуска и сообщать о них сотрудникам.

6 причин, по которым вашему бизнесу необходимо программное обеспечение для отслеживания PTO

Использование устаревших инструментов отслеживания рабочего времени в эту цифровую эпоху только поставит вашу организацию в явное невыгодное положение с точки зрения конкуренции.

Ниже перечислены некоторые очевидные причины, по которым каждой организации необходимо программное обеспечение для отслеживания PTO:

1. Гибкость:

Большинство решений для отслеживания PTO предлагают многоканальный доступ, позволяя пользователям получать к ним доступ в любом месте, в любое время и с любого устройства.

2. Централизованный процесс:

Когда все запросы на отпуск хранятся на единой платформе, это обеспечивает более плавный поток процесса.

3. Прозрачность:

Поскольку сальдо отпусков сотрудников на PTO, начисления доступны централизованно, организациям не нужно беспокоиться о затратах, ошибках и задержках, связанных с ручной обработкой.

4. Экономия времени:

Инструменты отслеживания PTO

сокращают время и усилия, затрачиваемые утверждающими органами на обеспечение соответствия требованиям и обновление баланса отпусков.

5. Экономия:

Комплексные функции, предлагаемые платформами отслеживания ВОМ, позволяют значительно сэкономить за счет снижения затрат на ручное вмешательство и бумажную работу.

6. Производительность:

Поскольку все заинтересованные стороны тратят меньше времени на отслеживание и анализ запросов на PTO, они могут больше сосредоточиться на своей работе и значительно повысить свою производительность.

Контрольный список для создания лучших руководящих принципов PTO для вашей организации

Есть несколько вещей, о которых следует помнить менеджерам по персоналу, когда они создают совершенно новые руководящие принципы PTO для своей организации.

Вот удобный контрольный список, который могут использовать менеджеры по персоналу:

• Четко указать статус соответствия
• Максимальное время, которое сотрудники могут использовать в качестве отпуска
• Определить график начисления ВОМ
• Спланируйте, смогут ли сотрудники использовать свой отпуск до того, как он заработает
• Выберите шаг, с которым можно использовать ВОМ
• Определение статуса пролонгации отпуска и лимитов
• Выберите способ подачи заявления сотрудниками на отгул.
• Правила обращения с частичными выходными днями
• Планируйте, как обращаться с ВОМ в периоды пиковой нагрузки
• Адресная выплата и варианты инкассации отпуска

Популярное программное обеспечение для отслеживания оплачиваемого рабочего времени (PTO)

Давайте подробнее рассмотрим некоторые из самых популярных программ для управления рабочим временем и отслеживания PTO, которые помогут вам сделать лучший выбор для вашего бизнеса.

1. CakeHR

Это программное обеспечение для отслеживания PTO предлагает пользователям простую в навигации, но всеобъемлющую систему с множеством различных функций, таких как планирование и табели учета рабочего времени, самообслуживание сотрудников и управление отпусками. Он имеет полностью настраиваемые поля для адаптации к потребностям бизнеса. Одним из недостатков является то, что работа с историческими данными — это больше ручной процесс, чем работа с текущей информацией.

2.

Kissflow HR Cloud

Kissflow HR Cloud получает высшие оценки за предоставление сложной, но простой в использовании платформы для отслеживания и управления потребностями сотрудников в отпуске.В основе его пакета лежит предложение настраиваемых рабочих процессов, которые являются полностью гибкими и легко строятся с учетом конкретных потребностей бизнеса. Это позволяет пользователям извлекать выгоду из процессов, полностью соответствующих их потребностям.

Kissflow HR Cloud предлагает ряд процессов управления посещаемостью с единым четким тарифным планом для всех, в соответствии с его простым подходом к отслеживанию рабочего времени и отслеживанию PTO. Однако некоторые компании могут предпочесть более широкий диапазон уровней цен и опций в соответствии со своими потребностями.

3. БамбукHR

BambooHR — полезная система управления персоналом с компонентом управления посещаемостью, который помогает автоматически отслеживать свободное время сотрудников. Система специально создана для поддержки малых и средних предприятий, которые переходят от ручных и трудоемких электронных таблиц к интеллектуальному отслеживанию оплачиваемого рабочего времени в облачной системе.

Поскольку программное обеспечение создано для малых предприятий, оно простое и удобное в использовании. Однако более крупным компаниям это может показаться слишком упрощенным без более сложных функций, необходимых для управления требованиями посещаемости более сложной рабочей силы.

4. Zoho People

Zoho People предлагает надежное приложение для учета рабочего времени, которое можно настроить в соответствии с потребностями предприятий любого размера и многих национальностей. Он поддерживает более десяти основных языков. Пользователи могут воспользоваться полным набором настраиваемых форм (шаблонов или созданных с нуля), а также диапазоном уровней подписки для всех размеров бизнеса и любого бюджета. Однако некоторые пользователи считают, что, поскольку система предлагает так много функций с рядом опций, доступных в каждой области, навигация может быть более сложной, чем более оптимизированные альтернативы.

5. Джиббл

Jibble — отличный выбор для малых и средних предприятий, которым нужна поддержка с управлением отпусками и отслеживанием оплачиваемого рабочего времени из функциональной системы. Пользователи оценивают его эффективность и отличные инструменты отчетности, позволяющие анализировать данные о посещаемости для команд или бизнеса в целом. С другой стороны, поскольку Jibble — это специализированная система управления временем, она может быть не идеальной для организаций, которые хотят интегрировать другие процессы управления персоналом с одним и тем же поставщиком.

6. Ultipro

UltiPro предоставляет своим пользователям надежную платформу для управления запросами сотрудников на оплачиваемый отпуск по доступной цене. Пользователям нравится качество обслуживания клиентов и тот факт, что приложения просты в использовании и их несложно установить или настроить, в отличие от некоторых более полных систем. Однако, как правило, существует меньше возможностей для настройки параметров программного обеспечения, что делает его менее гибким, чем у конкурентов. Конечно, это может подойти только небольшим компаниям.

7. Calamari

Эта система отслеживания ВОМ имеет хорошую (можно сказать, вкусную?) Репутацию за простоту и удобство навигации, что делает ее идеальной для малых предприятий. Кроме того, его легко настроить и настроить в соответствии с правилами посещаемости вашего предприятия с помощью легко адаптируемых форм и рабочих процессов. С другой стороны, мобильное приложение не предлагает полную функциональность веб-сайта, а это означает, что пользователи могут выполнять только ограниченные задачи на ходу.

Заключение

Из краткого обзора некоторых из наиболее популярных на рынке программ для отслеживания оплачиваемого рабочего времени (PTO) становится ясно, что многое зависит от вашего конкретного типа организации и личных предпочтений в работе с такими системами.Если вы предпочитаете сложное программное обеспечение для управления отпусками, которое полно новейших функций с множеством настраиваемых опций, или более структурированную систему с меньшим выбором, но с хорошим соотношением цены и качества и простотой установки, обязательно найдется система, которая подойдет вам. потребности.

Начало работы с Kissflow HR Cloud дает вам хорошую основу для оценки других продуктов, поскольку Kissflow HR Cloud позволяет вам создавать собственное программное обеспечение для отслеживания PTO. Подпишитесь на бесплатную демонстрацию сегодня и посмотрите, насколько легко может быть отслеживание вашего PTO!

---

Статьи по теме:

---

Подготовка к отпуску: планируйте заранее, прежде чем ваши сотрудники уйдут

Когда наступают зимние или летние каникулы, члены вашей команды думают только об одном: взять долгий, заслуженный перерыв.Фактически, вы, вероятно, готовы самостоятельно отключиться от повседневной суеты в офисе и отдохнуть от нее.

Но чтобы уйти с работы, нужно потрудиться. Как менеджер, вы не только должны убедиться, что ваша собственная работа адекватно покрыта перед уходом, но вам также необходимо подготовиться к сезону отпусков, скоординировав рабочий процесс и приспособив выходные дни ваших сотрудников, чтобы не нарушать бизнес-операции. Следуйте этим советам, чтобы обеспечить адекватное освещение и избежать ночных кошмаров при подготовке к отпуску.

Весна в летние планы

Лучшее время для подготовки к отпуску — не зима (или лето), а поздняя осень (или весна). Заблаговременное планирование дает вам достаточно времени для рассмотрения запросов каждого и, при необходимости, позволяет сотрудникам, которые запрашивали конфликтные недели, найти альтернативные даты. Еще один совет: поощряйте сотрудников указывать второй и третий варианты. Отклонение заявки на отпуск из-за совпадений плохо влияет на моральный дух.

Хороший способ позаботиться о расписании отпуска — это обсудить это на собрании команды.Пусть каждый сотрудник назовет предпочитаемые даты отпуска и внесет их все в общий календарь. Если слишком много людей хотят взлететь в течение данной недели, групповые взаимные уступки намного эффективнее, чем несколько взаимных писем — и вам придется решать, кто победит, а кто нет.

Поделиться датами

График отпусков не должен быть скрытым документом. Разместите его в Интернете в общей папке или общедоступном календаре, чтобы он был доступен всем сотрудникам. Лучше иметь его в легкодоступном месте, чем отправлять по электронной почте десяткам людей, потому что вы можете легко вносить обновления и избегать повторной отправки нескольких исправленных версий. Обмен информацией об отпусках позволяет сотрудникам планировать графики своих коллег. Например, менеджеры не захотят принимать на работу новых сотрудников в те недели, когда отдел кадров работает с остаточной бригадой.

Выполняйте задачи отпускников

Вы не хотите, чтобы проекты пропускали важные сроки или технические проблемы оставались нерешенными из-за отпуска сотрудников. Прежде чем члены команды уйдут на неделю или две, убедитесь, что они тоже готовятся к отпуску.Попросите их выполнить важные обязанности, прежде чем они уйдут, или выстроите в очередь своих коллег для прикрытия. Убедитесь, что они информируют свои резервные копии о сроках доставки, контактной информации клиента, местонахождении соответствующих файлов и других важных деталях. Чтобы не перегружать ни одного человека, вы можете делегировать обязанности отдыхающего двум или более коллегам.

Держите других в курсе

Напомните своим сотрудникам, что необходимо настроить автоответчики при отсутствии на работе и изменить их голосовые приветствия в рамках подготовки к отпуску. Информация должна включать дату, когда они вернутся к работе, кто их прикрывает в их отсутствие, планируют ли (и как часто) проверять свои сообщения и любую контактную информацию в экстренных случаях. Это важно не только для коллег, но и для клиентов. Фактически, если ваши сотрудники имеют дело с важными учетными записями, попросите их отправлять персонализированные сообщения поставщикам и клиентам, прежде чем они уйдут, чтобы никто не застал врасплох и не пострадало обслуживание клиентов.

Призовите подкрепление

Временные сотрудники пригодятся вам, когда вы сталкиваетесь с тяжелыми сезонными нагрузками, так почему бы не использовать их и для покрытия отпусков? Чтобы убедиться, что счета обрабатываются, а записи в журнале подготовлены и введены, позвоните в агентство, которое предоставляет временные бухгалтерские услуги.Чтобы обеспечить бесперебойную работу обновлений безопасности и ответить на телефонный звонок службы поддержки, поищите кадровое агентство. Чтобы телефон не отвечал на звонки и не продвигал бумажную работу, обратитесь в службу, которая специализируется на размещении временных офисных и административных специалистов.

Не позволяйте отпуску сотрудников застать вас врасплох. Для менеджеров и членов их команд подготовка к отпуску означает гораздо больше, чем поиск направлений и бронирование рейсов. Чтобы ничего важного не было забыто, а вы по-прежнему укомплектованы персоналом, заранее планируйте летние каникулы для своей команды.

Robert Half — первая и крупнейшая в мире специализированная кадровая компания с глобальной сетью, состоящей из более чем 400 офисов по найму и консультированию по всему миру. Для получения дополнительной информации о наших профессиональных услугах посетите roberthalf.com . Чтобы получить дополнительные советы по управлению, прочтите наш блог по адресу blog.roberthalf.com или подпишитесь на нас в социальных сетях по адресу roberthalf. com/follow-us .

Как реализовать эффективную политику неограниченного отпуска

Неограниченный оплачиваемый отпуск (PTO) быстро стал одним из самых популярных преимуществ на современном рабочем месте, и такие компании, как Glassdoor, Dropbox и General Electric, привлекают много внимания своей неограниченной политике .Итак, что такое неограниченный PTO и как компании могут создать политику, которая максимизирует выгоды для всех? Мы рассмотрим все тонкости реализации эффективной политики неограниченного отпуска.

Что такое неограниченный отпуск?

Безлимитный отпуск становится все более популярным среди стартапов и быстрорастущих компаний. В соответствии с этими политиками сотрудникам разрешается брать столько свободного времени, сколько им необходимо, при условии, что их работа будет выполнена своевременно. В лучшем случае это преимущество дает сотрудникам большую гибкость в отношении их PTO и позволяет им управлять своим временем.Хотя обещание неограниченного отпуска по-прежнему поражает многих, эффективность этих планов также вызывает скептицизм.

Несмотря на то, что все больше компаний принимают политику неограниченного отпуска, данные показывают, что в среднем сотрудники с политикой неограниченного количества отпускных дней фактически берут меньше свободного времени, чем сотрудники с установленным количеством дней отпуска. В недавнем исследовании Namely обнаружил, что сотрудники с неограниченным отпуском берут в среднем только 13 выходных в год, тогда как сотрудники с традиционным планом в среднем 15 дней в год.Это требует изменения способа общения HR-команд и менеджеров о отпуске. В зависимости от того, как политика неограниченного количества PTO реализуется на практике, она часто приносит больше пользы работодателям, чем сотрудникам.

Хотя неограниченный PTO имеет свои плюсы и минусы как для работодателей, так и для служащих, существует стратегический способ максимизировать выгоды для всех. Следуйте приведенным ниже рекомендациям, чтобы обеспечить успешную политику неограниченного отпуска.

Лучшие Лрактики

Неограниченный PTO работает лучше всего, когда работодатели и сотрудники думают друг о друге. Это устанавливает корпоративную культуру, которая поощряет как хорошую трудовую этику, так и благополучие сотрудников. Сотрудники не должны чувствовать, будто они жертвуют своей личной жизнью, а работодатели не должны чувствовать, что ими пользуются. Чаще всего возникают ошибки, когда возникает дисбаланс или компромисс.

1. Согласовать политику с основными ценностями

Компании, которые успешно внедрили политику неограниченного отпуска, искренне хотят, чтобы сотрудники использовали значительный отпуск.Если компания придерживается ценностей, касающихся счастья, благополучия и признательности сотрудников, как мотиваторов для качественной работы, сотрудники, в свою очередь, будут ценить миссию и успех компании.

Успешная политика неограниченного отпуска способствует формированию культуры взаимного уважения, которое может повысить как продуктивность, так и моральный дух. Доверие сотрудников к формированию собственного графика свободного времени способствует формированию культуры доверия, доброжелательности и взаимного уважения. Подлинный интерес к благополучию и счастью сотрудников побуждает этих сотрудников работать усерднее.

2. Новое определение стандартов успеха

В естественно конкурентной рабочей среде сотрудники часто чувствуют необходимость конкурировать со своими коллегами в течение нескольких часов. Сотрудники делают все возможное, когда компания искренне заботится о них. Продолжительный рабочий день ради доказательства ценности не является устойчивым и не способствует производительности. Чтобы избежать этой ловушки, успех в компании должен четко определяться качеством работы, а не личным временем.

Менеджерам и руководящим группам следует установить конкретные цели и установить открытую линию связи со своими отчетами.Измерение ценности сотрудников с точки зрения достижений, а не времени, проведенного в офисе, может способствовать формированию культуры, в которой сотрудники чувствуют, что они заслуживают, и могут получать удовольствие от своего свободного времени. Имея такой образ мышления, как сотрудники, так и менеджеры могут поощрять здоровый баланс между работой и личной жизнью.

3. Общение — ключ к успеху

Корпоративная культура может помочь сформировать границы неограниченного PTO, но особенности этих границ часто неоднозначны. Сотрудники часто попадают в ловушку, когда отдыхают меньше, чем они того заслуживают, потому что не знают, где провести грань между приемлемым и чрезмерным.Открытый диалог об ожиданиях и потребностях между работодателем и работником может обеспечить большую прозрачность в отношении неограниченного отпуска.

Включите рекомендации по политике в свое руководство для сотрудников — например, установите ограничение на количество последовательных дней отсутствия на работе — чтобы сотрудники лучше понимали, что приемлемо. Чтобы стимулировать использование, некоторые компании даже дополнили свою политику неограниченного отпуска такими инициативами, как обязательный отпуск, стипендии на поездку и даже ежемесячный розыгрыш отпуска.Руководители должны внедрять передовой опыт и тесно сотрудничать с сотрудниками, чтобы они чувствовали себя комфортно, прося отгул.

4. Подчеркните пример

Чтобы обеспечить успешную политику в отношении PTO, очень важно, чтобы менеджеры подавали пример. Если прямые подчиненные увидят, что их менеджеры берут отпуск, им тоже будет удобнее брать отпуск. Этот пример настройки должен начинаться с топ-менеджера и распространяться по всей вашей организации, включая HR!

Помимо практики того, что вы проповедуете, демонстрируйте искренний интерес к отпускам сотрудников.Поощряйте их делиться фотографиями с отпуска в ленте новостей компании или делиться яркими моментами на собраниях команды. Это снижает стигматизацию или чувство вины, которые может испытывать сотрудник за то, что он взял отпуск. Следите за недоиспользованием PTO и выгоранием ваших сотрудников, чтобы вы могли действовать быстро, чтобы обеспечить здоровый баланс между работой и личной жизнью для всех сотрудников.

Преимущества неограниченного отпуска

Теперь, когда у вас есть инструменты для разработки политики неограниченного отпуска, которая обречена на успех, как вы можете быть уверены, что она того стоит? Помимо модной репутации, неограниченный отпуск дает ряд преимуществ как для сотрудников, так и для их компаний. Рассмотрите эти четыре преимущества неограниченного PTO по мере того, как вы стремитесь заручиться поддержкой руководства и поддержкой всей компании.

1. Производительность

Сотрудникам не нужно много времени, чтобы почувствовать выгорание, связанное с недоиспользованием ВОМ. Глядя на тенденции в отношении отпусков сотрудников и данных о производительности, становится ясно, что сотрудники, которые считаются высокоэффективными, брали в среднем на пять дней отпуска в год больше, чем сотрудники с более низкими показателями. Это означает, что большее количество перерывов на самом деле коррелирует с лучшей производительностью.

2. Уменьшить начисленные расходы

В штатах, где требуется выплачивать накопленные дни отпуска, неограниченный отпуск может стать серой зоной с точки зрения определения того, сколько дней действительно было «накоплено». Утрачивая более 200 миллионов дней отпуска, которые нельзя продлить, американские рабочие ежегодно отказываются от упущенных пособий на сумму около 66,4 миллиарда долларов. При успешном внедрении политика неограниченного количества PTO может одновременно помочь компаниям сократить расходы на накопленный отпуск. и дают сотрудникам желаемую гибкость.

3. Работа еще не закончена

Высокопроизводительные сотрудники — инициативные, умелые распорядители рабочего времени и успешные в своей работе. Имея четкие ожидания и общение, у них нет причин, по которым они рискуют своей карьерой, используя вашу политику отсутствия свободного времени. Фактически, одна компания недавно разрешила своим сотрудникам работать всего четыре дня в неделю и обнаружила, что переход повысил вовлеченность и продуктивность. Не бойтесь, что работа останется незавершенной, если сотрудники будут иметь право на более гибкую политику в отношении PTO.

4. Привлекайте и удерживайте лучшие таланты

С ростом популярности политика неограниченного отпуска может дать вам преимущество в привлечении лучших кандидатов во время набора. Если ваша политика щедра и эффективна, то молва быстро разовьется и поможет повысить бренд и репутацию вашего работодателя среди потенциальных соискателей.

---

Одна из основных обязанностей отдела кадров — обеспечить заинтересованность и продуктивность сотрудников. Поощряйте как менеджеров, так и сотрудников осознавать ту роль, которую отпуск играет в улучшении рабочих мест, чтобы максимизировать положительные эффекты от неограниченной политики PTO.

Обязательный отпуск сотрудников: 6 за и 6 против

Оплачиваемый отпуск (ВОМ), где отпуск и больничный — все в одном ведре, это стандартный сотрудник выгода во многих компаниях сегодня. Но некоторые фирмы делают шаг вперед. далее с обязательным отпуском.

Многие дальновидные организации устанавливают минимальный отпуск для своих сотрудников, чтобы уменьшить выгорание, одновременно повышая производительность, качество работы и удержание сотрудников.

Как правило, обязательная программа PTO принимает форму ежегодного отпуска. минимум.

Например, компания может потребовать, чтобы все сотрудники уезжают не менее одной недели или пяти рабочих дней подряд. Дополнительный отпуск можно брать небольшими порциями, но не реже одного раза в год отсутствует на всю рабочую неделю.

Конечно, сотрудники могут занять больше времени растягивается, если у них есть доступный МОМ и поддержка менеджера.

Если в вашей компании введен обязательный отпуск политика? Вот некоторые преимущества и недостатки, которые следует учитывать.

6 плюсов обязательного отпуска

1. Помогает омолодить сотрудников

Отсутствие нескольких дней дает возможность сотрудникам пополнить свои умственные и физические ресурсы.

Идет ли человек в отпуск или тратит неделю смотрят на колледжи с их выпускниками, выгоняя их офиса, вы позволили им избавиться от стресса на работе и сосредоточиться на своих жизнь вне офиса.

Время вдали от бизнеса может помочь сотрудникам получить представление и вернуться обновленными и готовыми к решению своих снова обязанности.

2. Предлагает время для проверки

Обязательный ВОМ дает компании возможность оценить разные позиции. Например, если клерк неправильно обрабатывает наличные деньги или менеджер издевается над своими сотрудниками, эти проблемы могут всплыть на поверхность, пока человек ушел.

Обзоры также могут выявить, есть ли у одного сотрудника обрабатывает слишком много, и что нанимать дополнительных сотрудников необходимо. Это время также может послужить важной проверкой для сотрудников. вы считаете абсолютно необходимым для своей компании.

3. Поощряет перекрестное обучение

Когда сотрудники планируют свой PTO, спросите их работать со своим менеджером, чтобы продумать и спланировать, как их работа будет делать, пока их нет. Это побуждает кросс-тренинг, который также поддерживает продуктивность.

Заставляя давнего сотрудника не торопиться вне офиса вы даете младшим работникам возможность набраться опыта и попрактикуйтесь в выполнении новых обязанностей. Это заставляет передавать знания между членов команды и снижает риск потери важной информации, если сотрудник увольняется неожиданно.

4. Обеспечивает безопасное рабочее место

Как известно, усталый, сгоревший сотрудники делают больше ошибок. Вот почему пилоты и водители дальнобойщиков ограничены по количеству часов, которые они могут работать в день или в течение нескольких дней.

Тот же принцип применяется ко всем другим типам рабочих. У хорошо отдохнувшего персонала есть энергия, чтобы проявлять творческий подход, целеустремленность и многое другое. точный.

5. Помогает с набором персонала

Каждая компания борется за таланты, но не каждый бизнес предлагает оплачиваемый выходной, тем более обязательный выходной.В обещание баланса между работой и личной жизнью и свободное время, которое сотрудники обязаны использование может дать вашему бизнесу преимущество при приеме на работу.

6. Поддержка годового планирования

Если менеджер знает, что все в команде должны отсутствовать определенное время каждый год, тогда они с большей вероятностью план на этот случай. Планирование отпуска может стать катализатором размышлений на год вперед и как люди будут задействованы для достижения целей этого года и цели.

6 минусов обязательного ВОМ

1.Создает кадровые проблемы

Для определенных позиций может быть сложно назначьте неделю отдыха.

Если в бригаде медсестер не хватает персонала и работая сверхурочно, чтобы покрыть все смены, один человек, взявший выходной на неделю, может вызвать трудности для коллег и менеджеров.

Или, если небольшая компания быстро растет и испытывая трудности с заполнением вакансий, один ключевой сотрудник, взяв отпуск, может усложняют продуктивность команды и краткосрочные цели.

Чтобы справиться с кадровыми проблемами, некоторые компании создают периоды отключения электроэнергии, когда никто не может взять отпуск.Это распространены в производстве, налоговом консалтинге и розничной торговле, где у компаний есть четкие, предсказуемые напряженные сезоны.

2. Вызывает проблемы с расписанием

Если вы реализуете обязательную политику PTO, вам нужно будет подготовить своих менеджеров к тому, как обращаться с запросы на отпуск и отпуск в популярные времена.

Например, большинство компаний не могут позволить себе весь отдел должен уйти в неделю Четвертого июля или на Рождество.

Аналогичным образом старший сотрудник может заработать пять или шесть недель отбора мощности каждый год.Может быть трудно запланировать все это время на календарь, особенно если у вас несколько старожилов в одном отделение. Вашим менеджерам нужно будет сформировать ожидания среди сотрудников и научиться управлять, кто и когда взлетает.

3. Требуется управленческое время

Вашим менеджерам не нужно тратить необычайно много времени на управление ВОМ, но в некоторых случаях на балансировку потребности бизнеса и свободное время сотрудников могут быть проблемой.

Это может произойти в отделах, заполненных несколько постоянных сотрудников или команды, уравновешивающие несколько отпусков по беременности и родам и требования к ВОМ. Возможно, вам потребуется пройти обучение, чтобы помочь менеджерам баланс нескольких летних запросы на отпуск.

4. Требуется постоянное исполнение

Иногда руководители компаний освобождают себя и другие менеджеры из вынужденных отпусков. Это может повлиять на моральный дух и, конечно, снизить продуктивность. Обязательный ВОМ должен использоваться последовательно на всех позиции без исключения. Переутомление никому не приносит пользы.

Также важно, чтобы менеджеры были последовательными с тем, как сотрудники используют свой PTO.Если до конца года и сотрудник использовал все свое время, но ему нужно больше на случай чрезвычайной ситуации, ситуации должны обрабатываться последовательно. Менеджеры не могут дать одному сотруднику неофициальные дни выключить и заставить других уйти в неоплачиваемый отпуск.

5. Должен соответствовать федеральному закону и закону штата

Ваша программа отбора мощности должна соответствовать требованиям FLSA. требования к хронометражу и множество различных государственных и местных правил, которые появляются.

Например, некоторые штаты и муниципалитеты сейчас законодательно установить, как предприятия должны обрабатывать конфискацию неиспользованных PTO либо на конец года или когда сотрудник увольняется из компании.Для компаний, работающих в в нескольких юрисдикциях, создание единой политики, которая соответствует всем применимым законам.

6. Обязательный отпуск по болезни?

По мере того, как все больше штатов и городов требуют работодателей чтобы предлагать оплачиваемый отпуск по болезни, компании с политикой PTO могут обнаружить, что они должны вернуться к старой системе предоставления отдельных банков свободного времени для отпуск и больничные. Это возникающая проблема, на которую нет однозначных ответов.

Обязательный отпуск обещает более счастливые и продуктивные сотрудники, но, как и многие изменения кадровой политики, выгоды и затраты могут быть сложными.

Важно понять, как набирать и удерживать лучших сотрудников, предлагая желаемый пакет льгот. Загрузите электронный журнал: The Руководство Insperity по выплатам сотрудникам.

Отпуск или оплачиваемый отпуск? Узнайте разницу Paycor

Когда-то для работодателей было нормой предлагать сотрудникам отдельные оплачиваемые выходные дни, отделяя отпуск по болезни от личных дней и оплачиваемого отпуска.Однако сегодня все большее число организаций перешли на более гибкий оплачиваемый отпуск (PTO), который объединяет все политики в один комплексный план.

В связи с тем, что сотрудники копят накопившееся свободное время из-за пандемии, сделать правильный выбор, когда дело доходит до создания политики отпусков, никогда не было так важно. Поиск способа побудить сотрудников отвлечься от работы на столь необходимое время может помочь предотвратить выгорание и повысить вовлеченность в долгосрочной перспективе.

Продолжаются споры о том, выигрывают ли работодатели от предложения оплачиваемого отпуска по сравнению с отдельными планами отпуска, отпуска по болезни и личного отпуска. В некоторых случаях закон штата диктует, что работодатель может предложить, потому что это связано с юридическими обязательствами, такими как:

В любом случае работодателю важно четко изложить свою политику в отношении PTO, не нарушая при этом закон. Вот некоторые ключевые отличия, а также плюсы и минусы, которые следует учитывать, прежде чем предлагать сотрудникам единую политику PTO.

Преимущества политики отбора мощности

Термины PTO и отпуск часто используются сотрудниками как синонимы, но на самом деле это не одно и то же.Считается, что PTO — это любое время, когда сотруднику платят вне работы — он более всеобъемлющий, чем «отпуск». Подумайте об этом так: весь отпуск — это отпуск, а не весь отпуск.

Другие примеры PTO включают отпуск по беременности и родам / отцу, обязанности присяжных, отпуск по болезни, отпускные или отпуск по инвалидности. Фактически, часть законопроекта о налоговой реформе 2017 года гласила, что работодатели, которые предоставляют от двух до 12 недель оплачиваемого семейного отпуска и отпуска по болезни, могут получить налоговый кредит.

Некоторые другие преимущества программ PTO включают:

• Сотрудники ценят гибкость, обеспечиваемую планами PTO.
• Сотрудники не заинтересованы в том, чтобы лгать о болезни или посещении врача, чтобы использовать назначенные им дни болезни, что приводит к более честным и прозрачным отношениям между работодателем и сотрудником.
• Сотрудники и кадровые ресурсы должны отслеживать только часы работы на отгрузке, в отличие от отдельного отслеживания часов отпуска, больничных и личных дней.

Исследования неизменно показывают, что внедрение политики PTO приведет к тому, что сотрудники будут брать больше отпуска и меньше больничных.Это приносит пользу работодателям двумя способами: во-первых, работодатели обычно получают больше уведомлений о запланированных отпусках и могут планировать соответствующее покрытие. Во-вторых, сотрудники возвращаются к работе более отдохнувшими и продуктивными после отпуска, чего не происходит, если они используют больничные.

Недостатки политики отбора мощности

У создания банка PTO есть несколько потенциальных недостатков (в зависимости от того, как на это смотреть), о которых должны помнить специалисты по персоналу.

• Сотрудники, скорее всего, будут использовать свой PTO, тогда как личные и / или больничные дни могут остаться неиспользованными.
• Сотрудники, как правило, откладывают весь свой приемный отпуск на время отпуска и приходят на работу, когда болеют — сейчас, как никогда ранее, критически важно, что это не так.
• В некоторых штатах начисленная (еще не использованная) оплачиваемая отгрузка должна выплачиваться сотруднику в последний день работы, а неиспользованное больничное / личное время — нет.

Неограниченный ВОМ — хорошая идея?

Когда существует жесткая конкуренция за таланты, организации могут соблазниться идеей предложить неограниченное количество PTO как способ привлечь качественных новых сотрудников. В конце концов, что может быть лучше, чем неограниченные выходные на работе?

Несмотря на то, как это звучит мечтательно, на самом деле работники, которым предлагают неограниченный «отпуск», редко берут больше, чем другие сотрудники. Это может объяснить, почему только 4% компаний в США предлагают неограниченный PTO, по данным Общества управления человеческими ресурсами.

Если вы подумываете о неограниченном количестве PTO, нужно помнить о нескольких вещах. Во-первых, такое пособие не подходит для сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов, чье оплачиваемое время регулируется законами о заработной плате и часах и которые получают сверхурочную работу за работу более 40 часов в неделю.Во-вторых, в штатах, где работодатель по закону обязан выплатить сотруднику денежную сумму, эквивалентную количеству неиспользованного отпуска в последний день его работы, как вы можете определить «неиспользованное» количество времени?

Неограниченный отпуск также может вызвать проблемы с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), который требует от работодателей разрешать доступный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по FMLA для работника. Если нет ограничений на оплачиваемое время, означает ли это, что весь 12-недельный отпуск по FMLA будет оплачен сотруднику?

Время без работы — это хорошо

Какую бы политику в отношении отпуска, болезни или отказа от отпуска вы ни применяли на рабочем месте, обязательно поощряйте своих сотрудников использовать ее.Создайте культуру, которая поддерживает свободное время — убедитесь, что менеджеры подают пример и берут выходные. Устраните фактор вины, проявив истинный интерес к тому, куда едут сотрудники (задавайте вопросы, смотрите фотографии). Возможно, вы даже заплатите своим сотрудникам, чтобы они ушли в отпуск, предложив материальный стимул для оплаты авиабилетов, отелей или еды.

Paycor может помочь

Не позволяйте вашей команде быть одним из 52% сотрудников в США, которые оставляют неиспользованный PTO на столе в конце года *.С помощью онлайн-программного обеспечения Paycor для учета рабочего времени и посещаемости сотрудники могут запросить отгул, узнать, сколько они накопили, и легко получить доступ к политикам работодателя.