➤ Программы для составления графика отпусков
Статья снимет все возможные вопросы про график отпусков на 2020 год, который нужно составить до 17 декабря. Узнайте от экспертов, как облегчить себе работу по составлению графика отпусков и когда выгоднее пойти в отпуск.
Скачайте документы по теме:
Могут ли применяться специальные программы для составления графика отпусков
Чтобы понять, имеет ли смысл автоматизация процесса и использование специальных программ для составления графика отпусков и последующие годы, рассмотрим алгоритм, по которому создается этот документ.
Справка
Для чего необходимо составление графика отпусков
График отпусков является, по своей сути документом, которому должны следовать и работодатель, и работник. В нем указаны даты и сроки, в соответствии с которыми в том году, на который он разработан, будут предоставлены отпуска работникам предприятия. Этот документ, составленный на перспективу, позволяет распределить нагрузку на производственные процессы, обусловленную отсутствием основных работников, оптимальным образом.
Грамотно составленный график отпусков, учитывающий к тому же пожелания работников, позволяет предусмотреть возможность их взаимозамены и учесть как основные, так и дополнительные дни отдыха, положенные работникам по закону. То есть, оптимальный вариант предоставления отпусков работникам предприятия вполне поддается алгоритмизации и допускает использование специальных программ для составления графика отпусков.
Пример заполнения графика отпусков
Применение такого программного обеспечения целесообразно еще и потому, что процедура составления графика отпусков регулярно повторяющаяся. В соответствии со статьей 123 ТК РФ, этот документ должен быть составлен, согласован с профсоюзным комитетом и утвержден руководителем предприятия не позднее, чем за две недели до начала нового рабочего года. Поэтому сбор необходимой для его составления информации нужно начать как можно раньше.
Если предприятие небольшое, с этой задачей вполне справится делопроизводитель или кадровый работник, который должен опросить сотрудников, чтобы узнать в какое время и на какой срок они хотели бы получить отпуск. Это также может быть сделано силами руководителей подразделений, которые одновременно смогут сами оптимизировать график отпусков таким образом, чтобы в максимальной степени совместить потребности и нужды производства с желаниями работников.
Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков
Посмотреть шпаргалку
Но на крупных предприятиях обойтись без использования специальных программ для составления графика отпусков и последующие годы вряд ли удастся. Слишком много времени займет заполнение специальной формы, не говоря уже о выборе оптимального варианта, устраивающего как работника, так и работодателя.
Какая форма документа может использоваться программой для составления графика отпусков
Для заполнения графика отпусков в ручном режиме может использоваться унифицированная форма №Т-7, но, поскольку применение таких форм уже не обязательно для работодателей, на предприятии может быть разработана собственная форма графика отпусков. В любом случае, в ней необходимо предусмотреть графы, содержащие следующую информацию:
- наименование структу
www.kdelo.ru
Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле / Habr
Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации. При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания.
Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.
Возникновение задачи
Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные):
Особенности данного формата:
1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков
2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность
3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала
График — это график
График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:
Как это сделано
Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».
Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки:
Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.01, а ближайший к этой дате понедельник.
В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.
На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).
Первый ряд
Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».
Второй ряд
Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска:
У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле:
Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.
Третий ряд
Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго.
Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.
Последующие ряды
Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).
А как быть с кадровиками?
Им же нужен просто список!?
Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.
Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ. дней», для первого сотрудника заполнено:
1-я строка — «=График!G5»
2-я строка — «=График!K5»
3-я строка — «=График!O5»
4-я строка — «=График!S5»
5-я строка — «=График!W5»
Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался).
Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу «=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)» (на примере 2-й строки).
На этом все. Благодарю за внимание
habr.com
Скачайте бланк графика на 2020 год в формате excel
Скачайте бланк графика на 2020 год в формате excel и наглядный образец с примером в нашей статье.
График отпусков на 2020 год в формате excel
В организации, где есть несколько сотрудников, график отпусков необходим. Хозяйственная деятельность компании не рискует приостановиться из-за одновременного отдыха работающих.
Обязательной формы данного документа законодательно не предусмотрено. Есть унифицированная рекомендованная форма Т-7, которую чаще всего используют работодатели. Именно ее мы предлагаем скачать у нас в формате эксель.
Компания может самостоятельно разработать форму графика отпусков, утвердить ее, и использовать в работе. Можно дополнить унифицированную форму необходимыми для определенной фирмы графами и утвердить ее в учетной политике и коллективном договоре. Мы рекомендуем использовать форму Т-7 и не изобретать велосипед.
Заполнить график отпусков онлайн в автоматическом режиме вы можете в программе «БухСофт». Программа подскажет, какие графы заполнить без ошибок.
Заполнить график отпусков онлайн
Когда составлять график отпусков
За две недели до наступления нового года график отпусков должен быть составлен и утвержден. Соответственно для графика на 2020 год, крайний срок для графика на 2020 год — 16 декабря 2019 года.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком отпусков, и подтвердить данное действие росписью в строчке со своей фамилией.
Статьи про отпуск в журнале «Упрощенка»
Расчетчик отпускных
Программа БухСофт рассчитает отпускные автоматически с учетом всех изменений законодательства. Она самостоятельно определит расчетный период, сумму выплат за него и средний заработок, который нужно учесть в расчете. Вы получите готовую сумму отпускных за выбранный период времени. Попробуйте бесплатно:
Подпишитесь на «Упрощенку» на полгода, а читайте 12 месяцев!
До 9 декабря действует самая выгодная акция при подписке на журнал «Упрощенка» — годовая подписка по цене полугодия. Торопитесь оплатить счет. Подарок за подписку — книга «Упрощенка. Годовой отчет 2019».
9 декабря — последний день акции
www.26-2.ru
Программа для отслеживания отпусков сотрудников
Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие в подготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение (пожелание) не было учтено» не раз рассматривались в судах и, разумеется, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решение принималось не в пользу работодателя. Поэтому при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала позаботьтесь о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью.
Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отпуска.
Образец такой формы приведен ниже.
Скачать чистый бланк Скачать в .doc
Какие программы для составления графика отпусков предлагает рынок ПО
По степени сложности реализации, то есть по тому, насколько автоматизирован процесс составления графика отпусков, программное обеспечение можно разделить на несколько типов:
Строго говоря, программы, которые упоминаются в п.1 таковыми назвать нельзя — это, по сути, готовые бланки, все поля в которых заполняются в ручную или, в лучшем случае, данные в них экспортируются из других листов электронных таблиц.
Модульные решения предлагаются многими программными комплексами, предназначенными для автоматизации работы с кадрами, позволяющими упростить и убыстрить многие рутинные процессы, характерные для этого вида управленческой деятельности.
Программа для отслеживания отпусков сотрудников
Используем для этого формулу, которую необходимо ввести в диапазон ячеек E6R6:
И, наконец: информация о том, есть ли нехватка сотрудников или всё хорошо? И формула для ячеек E5:R5:
=ЕСЛИ(E6<$C$2;»нехватка»;»хорошо»)
Наконец, мы имеем такой результат:
На рисунках показываем только часть данных. В прикреплённом к этой статье файле есть место для большего количества дней. Хотя мы убеждены, что вам понадобится ещё больше.
Шаблон графика отпусков в Excel скачать бесплатно
Знаете ли вы кого-то, кому пригодится представленная выше информация? Отправьте этому человеку электронное письмо со ссылкой на эту статью.
отпуска работникам предприятия. Этот документ, составленный на перспективу, позволяет распределить нагрузку на производственные процессы, обусловленную отсутствием основных работников, оптимальным образом.
Грамотно составленный график отпусков, учитывающий к тому же пожелания работников, позволяет предусмотреть возможность их взаимозамены и учесть как основные, так и дополнительные дни отдыха, положенные работникам по закону. То есть, оптимальный вариант предоставления отпусков работникам предприятия вполне поддается алгоритмизации и допускает использование специальных программ для составления графика отпусков.
kbzalog.ru
Программа для отслеживания отпусков сотрудников
Пожелания работников. Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений, пожелания работников являются определяющим фактором. О намерениях работников отдел кадров может судить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются лето и начало осени. Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует соотнести пожелания работников и нижеследующие факторы.
2. Действующее законодательство. Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:
2.1. Наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121, 122 ТК РФ).
Однако законодатели ввели эту норму не для того, чтобы обозначить обязательность утверждения графика отпусков в организации, а для усиления его значимости — чтобы подчеркнуть для особо нерадивых работодателей и бесконечно оспаривающих время ухода в отпуск работников, что коль график утвержден, то, и сроки, и очередность, указанные в нем, являются обязательными для тех и других. Ответ на вопрос — «Должен ли утверждаться в организации график отпусков?» (заметьте, это другая постановка вопроса), — содержится в части первой статьи 123 ТК РФ, в которой сказано, что «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков» и ни в каком ином порядке.
potrebiteli34.ru
Умный график отпусков на 2018 (бланк в Excel)
Что такое умный график отпусков и зачем он нужен? Имеет ли смысл перейти на такой современный способ кадрового учета или лучше, как и прежде, продолжать применять привычную форму графика в Word. Зачастую кадровые работники и бухгалтеры, занимающиеся учетом зарплаты, используют форму графика отпусков, доставшуюся им по наследству от предшественника. Насколько оправдан такой подход? Расскажем в статье про умный график отпусков на 2018 год в Excel. Скачать бланк бесплатно можно по прямой ссылке в конце статьи.
Зачем нужен график
Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако дело на безделье не меняют, поэтому очередность отпусков работников устанавливается специальным графиком отпусков. Такой подход позволяет соблюдать и интересы организации, и интересы работников. Ведь для бизнеса будет губительным, если все работники одновременно захотят уйти в отпуск. График отпусков является обязательным для работодателя и сотрудников организации (ст. 123 ТК РФ).
Во избежание недоразумений, связанных с временем предоставления отпусков, после составления графика, лучше ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой подход позволит избежать возможных споров. Для этого имеет смысл приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый работник поставит свою подпись и укажет дату ознакомления с документом.
На практике для оформления графика используют унифицированную форму № Т-7. Также не возбраняется использовать самостоятельно разработанный бланк. В любом случае график должен быть завизирован руководителем отдела кадров и утвержден директором организации.
Заполнять график можно вручную, предварительно распечатав форму, или вести учет отпусков в электронном виде, используя текстовый редактор Word или таблицы Excel. Однако стоит попробовать умный график отпусков на 2018 год.
График отпусков составляется на календарный год. Сделать это нужно заранее. В соответствии с трудовым законодательством документ должен быть подготовлен за две недели до Нового года. Таким образом, последний день составления графика отпусков на 2018 год – это 15 декабря 2017. Дело в том, что 16 и 17 декабря – это выходные нерабочие дни. Если в эти дни компания отдыхает, то лучше составить график не позднее 15 декабря 2017 года (пятница). Однако, заметим, что ничего не мешает работодателю утвердить график и в выходные дни.
Вновь созданные фирмы могут составлять график отпусков с года, следующего за их созданием (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Обычно обязанность по подготовке графика отпусков возложена на отдел кадров (службу персонала). Если же такого подразделения в компании нет, то наделить полномочиями по заполнению этого документа можно любого сотрудника организации. Например, бухгалтера или секретаря.
Усовершенствованный график
В целях оптимизации кадровой работы разработан умный график отпусков на 2018 год в Excel (скачать документ можно в конце статьи). Этот документ поможет кадровому специалисту осуществлять текущий мониторинг ситуации с отпусками в организации. Ведя учет отпусков в электронном документе, можно, например, видеть:
- начало ближайших отпусков;
- пересечение отпусков работников.
Начать нужно с того, что бесплатно скачать умный график отпусков на 2018 год в Excel и включить макросы (включить содержимое).
Затем, перемещаясь по вкладкам таблицы, нужно сделать следующее:
| Вкладка Умного графика отпусков 2018 | Действие |
| «Планировщик» | Не копируя из других документов, вручную заполнить данные по отпускам работников, заполнив ВСЕ ячейки в списке сотрудников |
| Заполнить наименование организации, информацию о руководителе организации и о начальнике отдела кадров | |
| «Ближайшие отпуска» | Чтобы получить список сотрудников, чей отпуск начнется через 21 день и раньше, нужно нажать кнопку |
| «Сформировать график» | Чтобы перенести информацию об отпусках в унифицированную форму, нужно нажать соответствующую кнопку в данной вкладке |
| «Пересечение отпусков» | Чтобы увидеть, как пересекаются отпуска сотрудников, нужно нажать кнопку «показать пересечения отпусков» во вкладке «Сформировать график». С полученным графиком можно ознакомиться во вкладке «Пересечения отпусков» |
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Вконтакте
Google+
blogkadrovika.ru
Образец графика отпусков на 2019
Задать вопрос эксперту
ClubTK Вход/регистрация
рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
clubtk.ru